Por qué la impresión sigue siendo esencial en la era de la movilidad
Las empresas están cerca de derribar los límites físicos de la oficina gracias a la gestión de la movilidad empresarial (EMM). Sin embargo, siguen existiendo muchas organizaciones que aún no han implementado una solución de impresión que les permita imprimir en cualquier lugar y momento.
Una herramienta solo será correcta si es capaz de integrarse con los sistemas EMM, permitiendo ahorrar costos y certificar la seguridad y la eficacia de todos los procesos. Así pues, la impresión móvil es un tema vital en el mundo digital.
No hay que olvidar que, pese a la creciente popularidad de las oficinas parperless, el final de la impresión aún se siente lejano. Ni soluciones como DocuSign logran diluir la preferencia de los usuarios por la impresión. Por eso, para sacar el máximo provecho a las herramientas de movilidad empresarial, las organizaciones deben asegurarse de equiparar los derechos de los teletrabajadores y los empleados presenciales. Pueden hacerlo, por ejemplo, ofreciéndoles la posibilidad de imprimir documentación importante de forma flexible.
Es importante recordar que quienes optan por el teletrabajo también necesitan imprimir. Asegurarse de que pueden hacerlo sin complicaciones y de forma segura y eficaz es parte clave tanto de una movilidad exitosa como de la optimización correcta de los procesos de trabajo.
Imprimir en movimiento
La gestión de la movilidad empresarial es un requisito básico para cualquier empresa moderna. Y dentro de ella, hay que entender que la mayoría de los empleados presenciales realizan parte de su trabajo desde dispositivos móviles. Así, el uso de smartphones, tablets u computadores portátiles para tener una respuesta rápida frente a demandas de cliente es cada vez más habitual en entornos remotos.
En teoría, la eliminación de las barreras geográficas debería permitir reducir costos y aumentar la productividad. Dicha inmediatez beneficiaría especialmente a clientes de sectores donde la agilidad es vital para poder dar un servicio eficaz: banca, seguros, atención sanitaria.
Sin embargo, una estrategia de movilidad empresarial nunca estará del todo completa sin considerar la impresión móvil. Si no se ejecutan en el orden correcto, los empleados no podrán operar a distancia, y, por tanto, no gozarán de flexibilidad. Eso sí, cuidado con las brechas de seguridad durante el proceso.
Para imprimir sin restricciones se suele permitir la conexión de dispositivos móviles a la red de los computadores de la oficina. Esta simple configuración ya supone dejar desprotegidos los datos más sensibles, además de sobrecargar al departamento TI con incidencias técnicas. En un escenario así los profesionales se ven obligados a dedicar menos tiempo a la seguridad.
Herramientas de gestión de impresión
Los usuarios que utilizan dispositivos móviles requieren acceso a las mismas funciones y herramientas de impresión que los empleados presenciales. La mejor forma de asegurar esta gestión pasa por integrar todos los dispositivos móviles en una sola solución EMM: MobileIron, XenMobile u otra. Hay además tecnologías como ThinPrint Mobile Print, que también pueden llevar a cabo dicho proceso.
Estas herramientas van a permitir establecer conexión entre el dispositivo móvil y las impresoras. Con ello se obtiene la encriptación y el almacenamiento de documentos a imprimir deseados. Asimismo, existen otros métodos de impresión segura: los códigos QR generados por el propio dispositivo móvil, las tarjetas de identificación de empleado, los clásicos pines, etc.
Para que los dispositivos sean más seguros es recomendable evitar usar la nube pública para enviar los documentos a imprimir. ¿Y entonces qué? La solución está en las nubes privadas y los centros de datos tradicionales; dos alternativas que permiten configurar el hardware, el almacenamiento de datos y la red. Así se evitan accesos no autorizados. La solución EMM es sinónimo de seguridad.
Soluciones asequibles
Estas soluciones no tienen por qué ser caras. De hecho, ya no es rentable seguir invirtiendo en impresoras móviles; este tipo de herramientas pueden implementarse directamente en las flotas de impresoras ya existentes. Para instalar sistemas EMM no es necesario actualizar los routers o las redes porque el sistema ya está configurado para soportar una amplia gama de dispositivos móviles.
Si estas soluciones son baratas es, entre otras cosas, porque se pueden configurar para que sean los propios usuarios los que gestionen sus accesos a las impresoras. Es decir, para que no tengan que preocuparse nunca más de llamadas o peticiones a los departamentos TI. No es difícil de implementar porque la mayoría de usuarios ya están adaptados a estas tecnologías.
La seguridad no es una utopía
La clave de las soluciones de movilidad empresarial reside en la inmediatez. Aumentan la eficiencia de las compañías y aceleran los tiempos de respuesta. Los dispositivos móviles —tablets y smartphones— son además mucho más asequibles que los computadores de sobremesa o los portátiles, y las compañías tienen menos reticencias a que los empleados los utilicen.
Aunque en los últimos años los iPads han evolucionado hasta ofrecer la función de pantalla dividida —que los convierte en la herramienta perfecta para llevar a cabo diferentes trabajos—, la impresión sigue siendo vital para la mayoría de las empresas. Nadie sabe lo que sucederá dentro de dos décadas, pero, por ahora, que los dispositivos móviles puedan imprimir de forma segura y fácil es la mejor fórmula de movilidad.
Para conocer más puedes descargar un Ebook.
Esta publicación se realiza con información de KYOCERA Document Solutions México como parte de las alianzas estratégicas de Grupo Editorial Criterio.
